Debitorenbuchhaltung

Debitorenbuchhaltung – Aufbauorganisation eines Unternehmens

Debitorenbuchhaltung nennt man den Bereich, der die Aufbauorganisation eines Unternehmens übernimmt. Dieser befasst sich in der Regel mit der Erfassung offener Forderungen aus Leistungen und Lieferungen. Auch die Verwaltung sämtlicher Forderungen wird von der Debitorenbuchhaltung übernommen. Debitoren sind nichts anderes, als die Kunden eines Unternehmens, wo noch offene Forderungen aus gemeinsamen Geschäften bestehen. So werden sie zu mindestens im Rechnungswesen bezeichnet. Anschaulicher erklärt. Ein Kunde ist solange in der Debitorenbuchhaltung, bis er seine Rechnung beglichen hat. Bestellt jemand Kleidung bei einem Versandhaus, ist der Kunde solange ein Debitor, bis er alles vollständig bezahlt hat. Die offenen Forderungen unterliegen immer einem Debitorenrisiko. Die Gefahr besteht, dass Kunden Rechnungen gar nicht oder nur teilweise begleichen. Meldet ein Kunde Insolvenz an, wird das Unternehmen seine Forderungen wahrscheinlich gar nicht mehr sehen. In vielen Fällen kommt es nicht dazu, aber gerade heute besteht ein sehr hohes Risiko, dass der Kunde zahlungsunfähig wird. Unternehmen versuchen natürlich Verluste, so gering wie möglich zu halten. Deswegen gibt es das sogenannte Debitoren Management.

Das Debitoren Management im Detail

Stammkunden lassen sich besser erfassen als Neukunden. Deswegen bekommen neue Kunden selten die Chance auf Rechnung zu bezahlen. Alte Debitorenbestände wiederum können ohne Probleme aufgeschlüsselt werden. In der Buchhaltung ist klar ersichtlich, wann der Debitor seine Rechnungen in der Vergangenheit beglichen hat, ob offene Forderungen bestehen und ob der Kunde überhaupt eine Bonität hat. Bonitätsauskünfte holen sich viele Unternehmen direkt von der Schufa oder ähnlichen Auskunfteien. Das Debitorenrisiko wird durch verschiedene Faktoren ermittelt. Dazu zählen Jahresabschlüsse, Büroauskünfte und Bankauskünfte. Manche Kunden werden mit einem Rating bewertet und demnach eingestuft, ob sie ein Risiko für das Unternehmen darstellen oder nicht. In der Debitorenbuchhaltung gibt es auch das Debitorenlimit. Neukunden dürfen zum Beispiel nur um 50 Euro einkaufen. Wenn dieser Betrag beglichen wurde, wird er eventuell erhöht. Kommt ein Kunde in Zahlungsschwierigkeiten, verliert dieser in der Regel seine gesamte Bonität und wird bei vielen Unternehmen als Risiko eingestuft. Das hat zur Folge, dass der Kunde nur noch per Vorauszahlung oder mit der Kreditkarte bezahlen kann. Manche sichern ihre Ware mit dem Eigentumsvorbehalt. Das bedeutet, die Ware bleibt solange im Besitz des Unternehmens, bis sie vollkommen bezahlt wurde.

Überwachung und Mahnverfahren

In der Regel überwacht die Debitorenbuchhaltung 30 Tage lang die Eingänge. Kommt es nicht zu einer Begleichung der Forderung, wird das Ganze in die Mahnabteilung weitergeleitet. Dort werden außergerichtliche Mahnwege eingeleitet. Meist kommt es zu einer Zahlungserinnerung, 1. Mahnung, 2. Mahnung mit Kündigung Androhung, die letzte Mahnung. Danach wird das Ganze an die Rechtsabteilung weitergeleitet. Wird die Rechnung beglichen, verschwindet sie aus der Debitorenbuchhaltung. Wenn nicht, muss man überlegen, ob eine vollständige Abschreibung erforderlich wird.