Kreditorenbuchhaltung

Kreditorenbuchhaltung – vielfältig und verantwortungsvoll

Die Kreditorenbuchhaltung ist ein Gebiet der Finanzbuchhaltung. Sie dient der Buchführung der Kontokorrentbeziehungen zwischen dem eigenen Unternehmen und den Kreditoren, also den externen Lieferanten oder Anbietern von Dienstleistungen. Zur Hauptaufgabe der Kreditorenbuchhaltung gehört die Bearbeitung der kreditorischen Eingangsrechnungen. Dazu zählen Tätigkeiten wie die Stammsatzpflege, als Verwaltung der Risiken und Limits, Rechnungsprüfung, Kontierung und das Verbuchen der eingehenden Rechnungen und Gutschriften, die Verwaltung der offenen Posten, das Veranlassen von Zahlungen, die Archivierung und das Berichtwesen im Kreditorenbereich. Weitere Aufgabengebiete der Kreditorenverwaltung sind die Bearbeitung der Eingangspost, das Erstellen von Daueraufträgen, die Verwaltung des Gutschriftverfahrens, Reisekostenabrechnung und Mahnwesen und die Führung des Bankenjournals und die Pflege des Verrechnungskontos, ebenso wie die Bestätigung von Salden, die Korrespondenz mit den Kreditoren und selbstverständlich die Einhaltung der unternehmerischen Vorschriften und Richtlinien.

Die Kreditorenbuchhaltung muss einen engen Kontakt zur Logistik und dem Einkauf haben. Die Integration der Kreditorenbuchhaltung in das Hauptbuch erfolgt über ein Abstimmungskonto. Die Salden der einzelnen Konten werden auf dem Abstimmungskonto summiert. Es wird in die Passivseite der Bilanz übernommen. Dort finden sich die offenen kreditorischen Verbindlichkeiten.

Pflege der Stammdaten

In der Stammsatzpflege werden alle Kreditoren erfasst, mit denen eine dauerhafte und regelmäßige Geschäftsbeziehung zu erwarten ist. Meist erfolgt dies über ein Entity Relationship System (ERP), indem die Referenzdatensätze mit einer eigenen ID erfasst werden. In diesen Datensätzen werden alle Daten erfasst, die langfristig unverändert bleiben, zum Beispiel Name, Gesellschaftsform, Anschrift, weitere Kontaktdaten und Bankverbindungen. Diese Datensätze dienen als Datenbezugsquelle bei der Erfassung der Eingangsrechnungen des jeweiligen Kreditors. Andere Kreditoren werden in der Regel über ein eigenes CpD-Konto abgewickelt.

Rechnungsprüfung und Kontierung

Bei der Rechnungsprüfung kommt es größtenteils darauf an, die Richtigkeit der Rechnungsangaben zu prüfen. Die in der Rechnung angegebene Menge einer Ware und der fakturierte Preis werden noch einmal mit den Angaben der Bestellung verglichen. Differenten werden geklärt und die Buchungs- oder Zahlungsfreigabe wird eingeholt. Die Freigabe bzw. Empfangsbestätigung wird vom Empfänger im Rahmen der sachlichen Prüfung vorgenommen und gilt in der Regel als Voraussetzung für die Buchung und Zahlung der Kreditorenrechnung.

Außerdem muss vor der Buchungsfreigabe der einwandfreie Zustand der Ware durch ein Wareneingangsbuch im Lager anhand des Lieferscheins quittiert werden. Abhängig von der Komplexität dieses Vorgangs werden hier verstärkt Workflowsysteme eingesetzt. Durch ein maschinell gesteuertes Routing sorgen diese zum Beispiel für eine automatische Benachrichtigung aller Personen, die am Freigabeprozess beteiligt sind.

Veranlassung von Zahlungen

Wenn dieser Vorgang abgeschlossen ist, werden die fälligen Verbindlichkeiten durch eine Zahlung ausgeglichen. Die Zahlungsausführung hängt von den Möglichkeiten des eingesetzten ERP-Systems ab. Die Zahlungen können manuell durch das Ausfüllen von Überweisungsträgern oder maschinell über eigene Online-Banking-Programme ausgeführt werden. Auch automatische Zahlungsabläufe sind bei der Veranlassung von Zahlungen in Gebrauch. Bei solchen automatischen Zahlungsabläufen werden alle fälligen Kreditorenposten automatisch selektiert und anhand der in den Kreditorenstammsätzen definierten Kriterien an die Hausbank zur Zahlung übergeleitet.